Vous gérez la gestion de plusieurs copropriétés et vous commencez à vous perdre entre les piles de dossiers sur votre bureau ? Pensez à recourir à un logiciel de gestion de syndic de copropriété, spécialement conçu pour organiser et alléger vos tâches.
La mission d’un syndic de copropriété
Le syndic de copropriété est une personne physique ou morale qui représente légalement une copropriété et assure sa gestion. Il travaille pour le compte du syndicat des copropriétaires à qui il doit rapporter ses activités en échange de frais d’honoraires couverts par les charges de copropriété. Le syndicat des copropriétaires constitue l’ensemble des copropriétaires légaux d’une propriété. En cas de manquement à ses obligations, le syndicat des copropriétaires peut changer de syndic de copropriété. Le logiciel de gestion de syndic de copropriété a été spécialement conçu pour alléger son travail.
Les modes de gestion d’une copropriété
Pour assurer ses fonctions, le syndic de copropriété a l’obligation :
- d’assurer la gestion administrative de la copropriété, dont : l’immatriculation de la copropriété et la mise à jour des données financières auprès du Registre National des Copropriétés (RNC), la tenue et la convocation d’une Assemblée Générale ordinaire par an avec les copropriétaires, ainsi que la gestion des mutations ;
- de garantir une bonne gestion financière de la copropriété : en élaborant le budget approuvé par les copropriétaires, en tenant à jour la comptabilité du bien et en ouvrant un compte bancaire pour chaque copropriétaire ;
- de réaliser l’entretien de l’immeuble : en le maintenant propre et en assurant le suivi des travaux effectués dans la copropriété.
Un logiciel adapté au syndic de copropriété
Pour mieux organiser ses tâches au quotidien, le syndic de propriété peut se procurer un logiciel de gestion de syndic de copropriété. Accessible sur n’importe quel type d’appareil, partout et en tout temps, cet outil accompagne l’utilisateur dans : la communication, l’optimisation du temps et des coûts liés aux frais de déplacements, ainsi que les saisies et les calculs sur logiciels bureautiques.
Les tâches à insérer dans le logiciel
Très simple à utiliser, complet, doté d’un design intéressant et configuré spécifiquement pour le syndic de copropriété, le logiciel peut faciliter son travail au niveau de/du :
- l’enregistrement des dépenses et de leurs paiements ;
- lancement des appels de fonds et de l’impression des documents ;
- la saisie des travaux et des interventions ;
- suivi des budgets en temps réel ;
- la gestion des contrats d’assurance et de maintenance ;
- la répartition des dépenses en fin d’exercice comptable ;
- l’intégration des documents de la copropriété et le partage des documents sur l’extranet.
Les rubriques à explorer dans le logiciel
Le logiciel comporte différentes rubriques réparties selon les tâches :
- la copropriété : pour créer les descriptifs de chaque copropriété gérée (bâtiments, lots) et leurs clés de répartitions ;
- les budgets : pour enregistrer les budgets prévisionnels consentis par les copropriétaires (charges générales, travaux …) et pour en effectuer le suivi ;
- les appels de fonds : pour les impressions et les transmissions par e-mail ;
- la comptabilité : dirigée par un moteur comptable pour automatiser les saisies d’écritures comptables et pour gérer le compte bancaire ;
- les encaissements : pour définir les règles de lettrage automatique des paiements ;
- les relances impayées : qui permettent de générer facilement des courriers de relance et des relevés de comptes copropriétaires ;
- les 5 annexes comptables : pour imprimer les documents comptables obligatoires lors des sessions d’Assemblées Générales ;
- l’extranet : qui est également mis à disposition des copropriétaires pour faciliter les échanges ;
- la GED ou la Gestion Electronique de Documents : pour le classement, le stockage et la diffusion des documents.
