Pour optimiser les différentes opérations commerciales et avoir une meilleure gestion financière, de plus en plus de petits commerces optent pour des logiciels de caisse. Ils sont pratiques à plusieurs niveaux et peuvent être bénéfiques dans de nombreux secteurs commerciaux. Découvrez les différentes fonctions de ces outils, mais également les critères à considérer pour bien les choisir.
Un logiciel de caisse, qu’est-ce que c’est ?
Les logiciels de caisse sont des programmes informatiques qui permettent d’automatiser et d’enregistrer diverses opérations financières liées à la vente de produits ou de services.
- ce type de logiciel s’adresse à tous les commerces peu importe le secteur d’activité et peu importe la taille de l’entreprise, petit commerce, magasin, grande surface, boutique en ligne. mybesolutions.com propose une solution de caisse complète pour vos commerces ;
- il peut comprendre une grande variété d’options, les plus aboutis peuvent établir des analyses et des rapports de vos activités économiques ;
- si généralement, ce sont des logiciels à installer sur vos supports informatiques, certains sont disponibles en ligne grâce à la technologie du Cloud.
Les principales fonctions d’un logiciel de gestion
Un logiciel de caisse peut au quotidien automatiser et optimiser de nombreuses tâches répétitives. Voici les fonctionnalités principales qui interviennent sur différents aspects de votre gestion commerciale.
L’encaissement
C’est bien entendu l’une des fonctions principales d’un logiciel de caisse. L’encaissement permet d’enregistrer tous les achats effectués. Il peut se faire par scan des codes-barres ou manuellement. Grâce à une automatisation de ce processus, vous pouvez améliorer l’enregistrement de toutes vos ventes, gagner en rapidité et surtout offrir une meilleure expérience client. Le consommateur met moins de temps à la caisse et reçoit instantanément son ticket de caisse. De plus, cette opération permet de réduire les erreurs en caisse et garantit une totale transparence des transactions.
La gestion des ventes
Un logiciel de caisse vous permet également de mieux gérer et de mieux contrôler vos ventes. Vous pouvez suivre facilement toutes les transactions effectuées au quotidien ou sur une période donnée. Cela vous permet de savoir quels sont les produits qui se vendent le mieux et les habitudes de consommation de vos clients. Grâce à ses données essentielles, vous pouvez optimiser vos ventes et améliorer la rentabilité de votre commerce.
La gestion des stocks
Une gestion parfaite de vos stocks permet de mieux organiser vos ventes. Avec un logiciel de caisse, vous avez un suivi en temps réel de vos stocks et vous pouvez mieux maîtriser ce processus. Vous êtes alerté si vous dépassez le seuil minimum de stocks ou si vous êtes en rupture de marchandises. Il permet également de gagner en rentabilité en réduisant considérablement les pertes. Vous faites mieux face aux ruptures de stocks et vous achetez auprès de vos fournisseurs au bon moment.
La gestion de la comptabilité
Pour faciliter la tenue de votre comptabilité, un outil de caisse est indispensable. Vous pouvez vérifier à tout moment les différentes opérations effectuées et avoir une synthèse instantanée de ces dernières. Et par la suite extraire ses données pour vos documents comptables ou encore les exploiter pour améliorer votre productivité. Cela vous permet de gagner du temps, mais permet également d’éviter les erreurs humaines liées à la saisie manuelle.
Une gestion plus efficace des fournisseurs
Si vous gérez de nombreux fournisseurs, un outil de caisse est nécessaire pour ne pas vous éparpiller. Vous pouvez mieux organiser vos fournisseurs et les catégoriser en fonction de leur importance ou des produits qu’ils offrent. Vous pouvez créer des fiches fournisseurs dédiées et associer chacun des produits qu’ils vendent. Cela vous permet de mieux maîtriser le processus d’approvisionnement et de faciliter le suivi avec les fournisseurs. Qu’il s’agisse des historiques de commandes, des suivis, de l’établissement des factures, des marges réalisées, etc.
Le suivi et le reporting d’activités
Les outils de caisse les plus performants peuvent proposer des fonctionnalités plus poussées. Ils peuvent ainsi analyser vos performances et établir des rapports d’activités afin de déterminer les points à améliorer dans votre gestion commerciale. Qu’il s’agisse de vos ventes, de la gestion de vos stocks, de la trésorerie, différents indicateurs de performance peuvent être mis en place. Cette visibilité est nécessaire et vous permet d’améliorer vos stratégies et de booster vos performances.
Amélioration de l’expérience client
Un logiciel de caisse moderne peut améliorer l’expérience client de nombreuses façons. En amont, il permet un encaissement plus rapide, mais en aval, il peut contribuer à les fidéliser. Vous pouvez ainsi créer des fiches clients personnalisées pour les plus fidèles et avoir un meilleur suivi. De plus, certains outils vous permettent d’optimiser vos stratégies commerciales, avec la possibilité de gérer diverses actions marketing. Vous pouvez ainsi gérer des remises, établir des programmes de fidélité ou encore créer des campagnes marketing pour dynamiser votre activité.
Comment bien choisir son logiciel de caisse ?
Il existe de nombreux logiciels de caisse présents sur le marché. Les plus récents sont bien entendus à favoriser, mais il est également important de prendre en compte certains critères.
Un outil intuitif
Votre logiciel doit être intuitif et facile à prendre en main. Cela est important pour vous et pour vos employés, afin que vous puissiez optimiser les différentes opérations. Un outil trop complexe peut nécessiter un long apprentissage et ralentir les différents processus.
Une solution complète
Il est également important que votre logiciel de caisse soit complet. Il doit comprendre toutes les opérations basiques : d’encaissement, de gestion des stocks et de la gestion comptable. Il peut également comprendre d’autres opérations utiles liées à vos activités commerciales, financières ou marketing. Un outil complet tout en un sera toujours plus performant que de recourir à plusieurs outils.
Une solution compatible avec vos outils
Dans le choix de votre outil, pensez à choisir un logiciel compatible avec les outils et solutions que vous utilisez déjà. Qu’il s’agisse de vos outils de caisses, de vos ordinateurs ou encore de vos appareils secondaires comme les TPE, les lecteurs de codes-barres ou vos imprimantes tickets.
Un logiciel conforme et certifié
Enfin, vous devez vérifier que votre logiciel soit conforme. Il doit être compatible avec les lois comptables actuelles, il doit également être certifié afin de lutter contre les fraudes à la TVA.
