Vous pensez que le fait d’imprimer est devenu obsolète ? Détrompez-vous ! L’imprimante reste un outil indispensable dans de nombreux foyers et entreprises. Cependant, face aux coûts élevés de l’encre et du papier, il est important de connaître quelques astuces pour réaliser des économies.
Comprendre les coûts d’impression
Les coûts d’impression ne se limitent pas au prix d’achat des cartouches d’encre pour votre imprimante. Il est important de considérer l’ensemble des facteurs qui contribuent au prix total d’impression.
Coût du matériel
Il dépend de plusieurs critères, le prix :
- d’une imprimante varie de quelques dizaines à plusieurs centaines d’euros ;
- des cartouches d’encre change considérablement d’une marque à l’autre et d’un modèle à l’autre ;
- du papier dépend du type de papier (ordinaire, photo, etc.) et de la quantité achetée.
Certains types d’imprimantes nécessitent des consommables supplémentaires, tels que des toners, des tambours et des rouleaux de transfert.
Coût d’utilisation
Le prix par page est le montant total dépensé pour imprimer une feuille. Il est calculé en additionnant le frais de l’encre, du papier et de l’électricité. Les imprimantes consomment du courant et représente un coût supplémentaire, surtout pour les modèles qui ne sont pas éco-énergétiques. De même, elles nécessitent des interventions de maintenance et des réparations et génèrent aussi des dépenses additionnelles.
Coût environnemental
La production de papier a un impact environnemental conséquent, car elle nécessite l’utilisation de ressources naturelles comme les arbres, l’eau et de l’énergie. Les cartouches d’encre et les autres consommables d’impression polluent l’environnement si elles ne sont pas recyclées de manière appropriée.
Importance de maîtriser les coûts d’impression
Les frais d’impression représentent une dépense importante pour les entreprises. Maîtriser ces coûts sert à améliorer la rentabilité et à dégager des profits supplémentaires. De plus, utiliser des processus optimisés fait de gagner du temps et améliore la productivité des employés. Avec une gestion efficace des impressions, vous renvoyez une image professionnelle et responsable de l’entreprise.
Optimisation de l’utilisation de l’imprimante
Mettez en place une politique d’impression rationnelle dans les entreprises. Par exemple, définissez des quotas pour chaque utilisateur, vous limitez les opérations superflues. Sensibilisez également vos employés aux charges et à l’importance de l’impression responsable pour favoriser une culture garante au sein de votre société. La mise à disposition des imprimantes multifonctions limite le nombre d’appareils et réduit les coûts d’achat et de maintenance.
Les bonnes pratiques pour faire des économies avec une imprimante
Voici 10 conseils à suivre pour faire le maximum d’économie en imprimant :
- privilégiez le mode économique : la plupart de ces machines disposent de ce mode qui permet de réduire la consommation d’encre. La qualité sera légèrement moins élevée, mais c’est souvent suffisant pour les documents courants ;
- optez pour l’impression recto-verso : elle diminue de moitié la consommation de papier. Pensez à l’activer par défaut dans les paramètres de votre appareil ;
- diminuez la taille de la police et des marges : ces réglages simples font une grande différence, car ils servent à économiser de l’encre et du papier sans sacrifier la lisibilité de l’imprimé ;
- imprimez en noir et blanc si possible : si vous n’avez pas besoin de couleurs, c’est l’option idéale. L’impression en couleurs est souvent plus gourmande en encre ;
- explorez les alternatives aux cartouches d’encre d’origine : des modèles compatibles ou rechargeables sont une option économique intéressante. Assurez-vous cependant de choisir des produits de qualité pour éviter d’endommager votre machine ;
- imprimez uniquement les articles nécessaires : avant de lancer une impression, prenez le temps de relire attentivement le document et de vous assurer que vous en avez réellement besoin ;
- annulez les impressions non désirées : lorsque vous en lancez une par erreur ou que vous changez d’avis. Ce comportement évite de gaspiller de l’encre et du papier ;
- utilisez le mode brouillon pour les documents internes : ils ne nécessitent pas une haute qualité d’impression. Vous économisez considérablement l’encre ;
- imprimez plusieurs documents par page : si vous avez plusieurs textes courts à imprimer, utilisez la fonction « impression multiple » pour les regrouper sur une seule feuille ;
- tirez parti des promotions : les fabricants et les magasins d’encre proposent régulièrement des remises et des offres spéciales. N’hésitez pas à en profiter pour acheter à un prix minime, etc.
Utiliser des logiciels de gestion d’impression
Pour surveiller et contrôler les coûts, optez pour des logiciels de gestion d’impression. Vous ferez un suivi du nombre d’opérations réalisé par chaque utilisateur et par type de document. Ils servent à définir des budgets dans le domaine, à générer des rapports d’activité et proposent souvent des solutions pour diminuer la consommation d’encre et de papier.
Maintenance préventive de l’imprimante
Grâce à un nettoyage et un entretien régulier de votre appareil, vous évitez les pannes et maintenez la qualité d’impression. Il est, par exemple, indispensable de nettoyer la tête de l’imprimante et les cartouches d’encre fréquemment pour éviter les obstructions et les impressions de mauvaise qualité.
Remplacez aussi les pièces d’usure au bon moment pour prévenir les problèmes coûteux. Les cartouches d’encre sont à changer quand elles sont vides pour éviter des dommages. Le tambour et le toner, pour les imprimantes laser, sont aussi à remplacer quand ils sont défectueux.
