Procéder à un état des lieux demande de l’organisation, du temps et de la rigueur. En effet, un locataire et un bailleur doivent faire l’inventaire des éléments qui composent le logement concerné et décrire chaque pièce minutieusement. Ainsi, pour faciliter cette démarche et gagner du temps, il est possible de dresser un état des lieux numérique. Il a la même valeur que celui en version papier.
Qu’est-ce qu’un état des lieux numérique ?
Un état des lieux est un document qui relate l’état d’un logement. Il s’agit d’un processus obligatoire à l’entrée et à la sortie d’un locataire dans le cadre d’une location vide ou meublée. Il permet de répartir les coûts liés à la remise en état des équipements endommagés, notamment les appareils électriques. Lors de l’établissement du document, chaque pièce doit être inspectée soigneusement (du sol au plafond). D’ailleurs, il est conseillé de prendre des photos. Un état des lieux numérique est réalisé de manière dématérialisée, car il n’y pas de document papier à traiter. Pour plus d’informations sur l’état des lieux numérique, vous pouvez voir ce site.
Comment effectuer un état des lieux numérique ?
La démarche est réalisée grâce à un smartphone ou une tablette. Comme pour la version papier, le document doit comporter une description des différentes pièces du logement et des équipements présents. Des photos numériques sont ensuite ajoutées pour plus de précision. Le relevé des compteurs et l’inventaire des clés ne doivent pas être omis. Une fois le formulaire complété, le bailleur et le locataire doivent vérifier le contenu, puis signer le document. Pour la signature, il existe deux possibilités :
- la signature avec le doigt : chaque partie appose sa signature sur l’écran de la tablette. Cependant, la valeur juridique de cette signature est faible. De ce fait, l’état des lieux risque de ne pas être accepté par le juge en cas de contestation devant un tribunal ;
- la signature électronique : les signataires reçoivent chacun un mail pour valider l’état des lieux via un code SMS. Reconnu par les tribunaux, ce type de signature a la même valeur qu’une signature manuscrite sur un document papier.
La différence entre un état des lieux numérique et un état des lieux traditionnel
La différence entre ces deux méthodes réside dans leur support. En effet, l’état des lieux numérique est établi au format informatique, WORD ou PDF, tandis que l’autre est rédigé sur papier. Les processus de réalisation diffèrent également.
Faut-il choisir une tablette, un smartphone ou un ordinateur pour la signature électronique ?
La signature électronique est faisable sur chacun de ces appareils. Toutefois, la tablette est à privilégier pour l’état des lieux dématérialisé. En effet, il permet de faciliter le processus, sans compter qu’il offre plus de confort dans la lecture. De plus, il est beaucoup plus maniable et pratique qu’un ordinateur portable. Le téléphone est aussi privilégié, car c’est ce sur quoi le code SMS est envoyé. C’est ce support qu’utilisent la plupart des propriétaires et locataires.
Le locataire peut-il refuser d’utiliser la signature électronique ?
Un locataire peut refuser de signer un état des lieux numérique s’il doute du processus (s’il pense que le bailleur a la possibilité de modifier le document après conclusion). Or, le document est verrouillé automatiquement après la signature. De ce fait, aucune modification n’est possible. Toutefois, s’il n’est pas convaincu, il est possible d’établir un état des lieux numérique, puis, de l’imprimer en plusieurs exemplaires pour les deux parties. Ainsi, elles pourront les signer sur papier.
Les avantages de l’état des lieux numérique
L’état des lieux numérique présente de multiples avantages :
La simplicité
La version dématérialisée permet de réaliser le processus directement en ligne. De plus, elle simplifie les démarches et assure un gain de temps.
Des détails précis
Grâce aux photos jointes au document, les descriptions sont beaucoup plus précises, ce qui permet d’éviter les conflits.
Un gage de sécurité
Aucune modification ne peut être apportée à un document signé. En effet, ce dernier est verrouillé et horodaté une fois la signature apposée. De plus, la version dématérialisée est plus facile à conserver, car vous pouvez la télécharger.
Le prix d’un état des lieux numérique
Si vous faites appel à un professionnel pour dresser un état des lieux, cela vous coûtera entre 100 et 300 euros, en fonction de la taille du logement. Des honoraires peuvent s’ajouter à ce prix (dans la limite de 3 euros TTC par m² de surface habitable). Par contre, s’il est établi directement par le propriétaire, le prix est de 5 euros TTC (pour avoir le droit d’utiliser la tablette). Il faut noter que la procédure est gratuite pour le locataire.
