Pour bon nombre d’entreprises, la transformation digitale fait partie intégrante de leur stratégie de développement. A la suite de la crise sanitaire, elles ont dû recourir à la faculté de signer à distance les actes administratifs ou commerciaux. C’est le seul moyen de continuer à faire fonctionner l’entreprise malgré la limitation du déplacement. Pour mieux connaître la signature numérique, son importance et ses multiples avantages, nous vous invitons à lire ce guide jusqu’à la fin.
Qu’est-ce que la signature numérique ?
Définition et utilité
La signature numérique ou signature électronique est une méthode avancée favorisant la signature d’une version en ligne d’un document papier. C’est un mécanisme qui permet d’assurer l’intégrité d’un document électronique, d’authentifier son auteur et de rapporter la preuve du consentement. Ayant la même valeur légale qu’une signature manuscrite, la signature numérique est différente par son caractère non-visuelle.
Caractéristiques
Une signature numérique garantit le bon fonctionnement de l’entreprise en permettant de signer rapidement les documents essentiels : factures, contrats de travail, devis, documents comptables, etc. Ainsi, cette signature se doit d’être :
- authentique et infalsifiable : ne peut pas être utilisée par une autre personne en prouvant l’identité du signataire ;
- non réutilisable : une signature unique pour un seul document ;
- inaltérable : aucune modification ne peut être apportée à une signature déjà faite ;
- irrévocable : le signataire ne peut plus contester le document qu’il a signé.
La valeur juridique de la signature numérique
D’après le Code civil français et selon le standard européen, la signature numérique a la même valeur juridique et la même force probante qu’une signature manuscrite. Pourtant, seule la signature électronique qualifiée est la plus robuste sur les plans techniques et juridiques.
Comment créer une signature numérique ?
Les différents types de signature numérique
Il faut savoir qu’il existe trois types de signature numérique :
- niveau 1 : la signature numérique standard servant à simplifier les processus internes avec une valeur juridique limitée ;
- niveau 2 : la signature numérique avancée, utilisée couramment par les entreprises ;
- niveau 3 : la signature numérique qualifiée, réservée aux documents dont l’authentification est fondamentale. C’est la seule signature électronique qui équivaut à une signature manuscrite.
La création de la signature numérique
Pour créer une signature électronique, il suffit de suivre les étapes suivantes :
- préparez vos documents en téléchargeant les PDF pour personnaliser de nombreuses fonctionnalités : approbation, mandat, ordre de signature, date d’expiration, etc. ;
- envoyez et signez vos documents après avoir paraphé et apposé votre signature. Au cours de ce processus, votre identité et vos actions sur les documents sont cryptées par le logiciel utilisé ;
- faites un suivi de la progression et du statut de vos documents signés.
Les avantages de la signature numérique
L’aspect sécuritaire
La signature numérique s’effectue grâce à un système clé de chiffrement associé à des processus complets d’identification. C’est pourquoi, elle dispose d’un aspect sécuritaire inégalable en garantissant l’authentification de la signature apposée et l’intégrité du document signé.
Un énorme gain de temps
En interne comme en externe, la signature numérique offre un gain de temps considérable avec une traçabilité bien claire. En utilisant un outil sécurisant et performant sur une plateforme intuitive et protégée, la signature électronique réduit l’impression, les allées et venues, etc.
La conformité juridique
La valeur légale de la signature électronique est reconnue à travers le règlement européen eIDAS. Cela offre aux entreprises la possibilité de signer en toute légalité et sécurité leurs documents électroniques.
Avantages économiques
La signature numérique réduit les coûts d’impression, d’expédition et de traitement pour accélérer les démarches administratives. Par ailleurs, elle diminue la consommation de papier, d’encres tout en réduisant le temps de traitement des demandes. Tout cela signifie des avantages économiques considérables tout en participant à la protection de l’environnement.
Autres avantages de la signature numérique
En optant pour la signature numérique, l’entreprise peut :
- améliorer la fluidité des processus en entreprise tout en développant la satisfaction du client et sa réputation ;
- augmenter la rapidité du processus de signature en passant de 5 jours à quelques minutes ;
- économiser du papier et de l’énergie par la numérisation des documents ;
- réduire considérablement les déplacements en faisant la signature à distance, partout et à tout moment.
